Où trouver vos documents de copropriété
Pour générer votre pré-état daté, trois documents suffisent. Voici où les trouver — et, si vous ne les avez pas, comment les obtenir auprès de votre syndic.
Chaque syndic — et chaque logiciel de gestion — nomme ces documents un peu différemment. Pour chacun, nous listons ses autres appellations courantes : fiez-vous au contenu, pas seulement au titre.
1. Le dernier appel de fonds
Votre syndic vous l’envoie chaque trimestre (en général le 1ᵉʳ janvier, avril, juillet et octobre), par e-mail ou par courrier. Il indique les provisions appelées pour la période.
Aussi appelé : appel de provisions, appel de provisions sur charges, appel de charges, avis d’échéance, provision sur charges, appel trimestriel.
Où le retrouver : dans vos e-mails (cherchez « appel de fonds » ou le nom de votre syndic), ou dans votre espace en ligne syndic, rubrique « Appels de fonds », « Mes appels », « Comptabilité », « Finances », « Échéancier » ou « Mes documents ». Prenez le plus récent.
2. La convocation à l'assemblée générale (avec annexes)
Vous la recevez avant chaque assemblée générale (e-mail ou courrier). Ce sont surtout ses annexes comptables qui nous servent à établir le pré-état daté.
Aussi appelé : convocation à l’AG, convocation des copropriétaires, convocation AGO (ordinaire) ou AGE (extraordinaire), ordre du jour.
Les annexes comptables sont numérotées de 1 à 5 : annexe 1 (état financier), annexe 2 (compte de gestion / budget voté et réalisé), annexe 3 (charges par nature), annexes 4 et 5 (travaux). Le budget prévisionnel y figure aussi. Joignez la convocation complète, avec toutes ses annexes.
Où la retrouver : la dernière convocation reçue, ou dans l’espace syndic, rubrique « Assemblées générales », « Mes AG », « Convocations » ou « Vie de la copropriété ». Prenez la plus récente, complète avec ses annexes.
3. Vos décomptes de charges
Le décompte individuel annuel de vos charges, envoyé une fois par an après l’arrêté des comptes de la copropriété (souvent juste après l’assemblée générale qui approuve les comptes).
Aussi appelé : décompte individuel de charges, régularisation des charges, régularisation annuelle, répartition des charges, répartition individuelle, relevé de charges, arrêté des comptes, reddition des comptes, bilan annuel des charges.
Où les retrouver : dans l’espace syndic, rubrique « Décomptes », « Régularisation des charges », « Répartition des charges », « Mes charges » ou « Comptabilité ». Prenez les 2 derniers — ce sont eux qui donnent les bons chiffres de quote-part.
Vous n’avez pas vos documents ?
Votre syndic est tenu de vous les fournir. Copiez le message ci-dessous (remplacez les champs entre crochets) et envoyez-le à votre syndic.
Madame, Monsieur, Dans le cadre de la vente de mon lot n° [numéro de lot] situé [adresse], je vous prie de bien vouloir me transmettre les documents nécessaires à l'établissement du pré-état daté (article L.721-2 du Code de la construction et de l'habitation) : - le dernier appel de fonds ; - la convocation à la dernière assemblée générale, avec ses annexes comptables ; - mes deux derniers décomptes de charges individuels. Je vous remercie par avance de votre diligence. Cordialement, [Votre nom]
Vous avez vos documents ?
Déposez-les et obtenez votre pré-état daté en quelques minutes, pour 39 €.
Commencer